报销规范||因公出国(境)报销指南
一、报销所需材料
1、北京市政府批件原件(外籍教授、研究生无需提供)
2、邀请函或会议通知
若为出访单位或个人邀请,附邀请函;若参加国际会议,需附会议通知
3、因公出国护照
教工:需提供因公出国护照首页,签注页(落地签无需提供),出入境盖章页复印件;
研究生:提供因私出国护照首页,签注页(落地签无需提供),出入境盖章页复印件
4、项目任务书复印件
纵向课题经费出国(境)需提供项目任务书,且载明的出国人员与出国地点相符
5、教工填写北京林业大学出国费报销单
报销单须经科研处负责人、项目负责人(纵向课题负责人+科研院长)、国际交流合作处负责人签字。报销总额超过10万的,须经主管校长签字报销。
6、研究生填写江南的注册网址研究生出国(境)学术交流报销单/江南的注册网址研究生赴台学术交流报销单
(1)通过研究生院国际学术交流资助项目须附资助协议,经研究生院、国际交流合作处相关负责老师签字确认,报销金额以研究生院审批确认报销金额为准;
(2)通过导师研究课题经费出国的,签字要求同教工。
7、待报销的各类原始票据。
须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等。
二、报销范围及票据规范
1、国际旅费(机票款)
需提供行程单、登机牌;
通过国内公司(去哪儿、携程网等)代订机票的,报销时需要提供正规增值税发票及订购订单页截图,不得以其境外分支机构名义提供的Invoice、Receipt、机票订单、支付记录等材料替代;
通过境外机构买机票,可凭Invoice、Receipt报销
2、外国城市间交通费
为完成工作任务所必须发生的,在出访国家的城市与城市之间的交通费用。
出访人员乘坐交通工具等级要求
职级别 |
飞机 |
轮船 |
火车 |
院士 |
头等舱 |
一等舱 |
高级软卧或全列软席列车商务座 |
正教授、司局级及以上相当职称人员 |
公务舱 |
二等舱 |
高级软卧或全列软席列车一等座 |
其他人员 |
经济舱 |
三等舱 |
火车硬卧或全列软席列车二等座 |
3、住宿费
院士可安排普通套房,其他人员安排标准间,在规定住宿标准内报销。
会议指定酒店住宿费比标准高的,须提供会议指定酒店通知,明确注明为会议指定酒店的,住宿费可据实报销。
4、签证费、必要的保险费、防疫费、国际会议注册费
凭有效原始票据据实报销。其中保险费用仅凭保单无法报销,需提供正规增值税发票。
临时取消出访计划,已产生的会议注册费可凭Invoice或Receipt报销会议注册费,报销所需其他材料仍需提供。
5、伙食、公杂费
出访期间的伙食费、公杂费(含市内交通费)按照标准发放,包干使用。包干天数按照离、抵我国国境之日自然天数计算;
补助标准参考各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表(财行〔2013〕516号《因公临时出国经费管理办法》附表2);
外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待的,原则上出国人员不再领取伙食费和公杂费;
三、预借因公出国(境)费用
1、须提供出国批件原件(查看),借款单。
2、借生活费(伙食,公杂,住宿)须填写借款单,按照日常报销流程办理借款手续;
3、借机票款、会议注册费等超1000元,须对公结算的,凭借款单或支票借用单到6号窗口办理汇款或预借支票手续。
参考依据
财政部外交部关于印发《因公临时出国经费管理办法》的通知财行[2013]516号
北京林业大学因公临时出国经费管理办法(北林财发[2014]22号)
教育部办公厅关于进一步加强因公临时出国(境)管理的通知(教外厅[2015]1号)
财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知(财行[2017]434号)
未尽事宜参考上述相关文件。
江南的注册网址计划财务处
2018.09.13