报销规范||因公出国（境）报销指南
一、报销所需材料
1、北京市政府批件原件（外籍教授、研究生无需提供）
2、邀请函或会议通知
若为出访单位或个人邀请，附邀请函；若参加国际会议，需附会议通知
3、因公出国护照
教工：需提供因公出国护照首页，签注页（落地签无需提供），出入境盖章页复印件；
研究生：提供因私出国护照首页，签注页（落地签无需提供），出入境盖章页复印件
4、项目任务书复印件
纵向课题经费出国（境）需提供项目任务书，且载明的出国人员与出国地点相符
5、教工填写北京林业大学出国费报销单
报销单须经科研处负责人、项目负责人（纵向课题负责人+科研院长）、国际交流合作处负责人签字。报销总额超过10万的，须经主管校长签字报销。
6、研究生填写江南的注册网址研究生出国（境）学术交流报销单/江南的注册网址研究生赴台学术交流报销单
（1）通过研究生院国际学术交流资助项目须附资助协议，经研究生院、国际交流合作处相关负责老师签字确认，报销金额以研究生院审批确认报销金额为准；
（2）通过导师研究课题经费出国的，签字要求同教工。
7、待报销的各类原始票据。
须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等。
二、报销范围及票据规范
1、国际旅费（机票款）
需提供行程单、登机牌；
通过国内公司（去哪儿、携程网等）代订机票的，报销时需要提供正规增值税发票及订购订单页截图，不得以其境外分支机构名义提供的Invoice、Receipt、机票订单、支付记录等材料替代；
通过境外机构买机票，可凭Invoice、Receipt报销
2、外国城市间交通费
为完成工作任务所必须发生的，在出访国家的城市与城市之间的交通费用。
出访人员乘坐交通工具等级要求
职级别 |
飞机 |
轮船 |
火车 |
院士 |
头等舱 |
一等舱 |
高级软卧或全列软席列车商务座 |
正教授、司局级及以上相当职称人员 |
公务舱 |
二等舱 |
高级软卧或全列软席列车一等座 |
其他人员 |
经济舱 |
三等舱 |
火车硬卧或全列软席列车二等座 |
3、住宿费
院士可安排普通套房，其他人员安排标准间，在规定住宿标准内报销。
会议指定酒店住宿费比标准高的，须提供会议指定酒店通知，明确注明为会议指定酒店的，住宿费可据实报销。
4、签证费、必要的保险费、防疫费、国际会议注册费
凭有效原始票据据实报销。其中保险费用仅凭保单无法报销，需提供正规增值税发票。
临时取消出访计划，已产生的会议注册费可凭Invoice或Receipt报销会议注册费，报销所需其他材料仍需提供。
5、伙食、公杂费
出访期间的伙食费、公杂费（含市内交通费）按照标准发放，包干使用。包干天数按照离、抵我国国境之日自然天数计算；
补助标准参考各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表（财行〔2013〕516号《因公临时出国经费管理办法》附表2）；
外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待的，原则上出国人员不再领取伙食费和公杂费；
三、预借因公出国（境）费用
1、须提供出国批件原件（查看），借款单。
2、借生活费（伙食，公杂，住宿）须填写借款单，按照日常报销流程办理借款手续；
3、借机票款、会议注册费等超1000元，须对公结算的，凭借款单或支票借用单到6号窗口办理汇款或预借支票手续。
参考依据
财政部外交部关于印发《因公临时出国经费管理办法》的通知财行[2013]516号
北京林业大学因公临时出国经费管理办法（北林财发[2014]22号）
教育部办公厅关于进一步加强因公临时出国（境）管理的通知（教外厅[2015]1号）
财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知（财行[2017]434号）
未尽事宜参考上述相关文件。
江南的注册网址计划财务处
2018.09.13
